ГЛАВА СЕДЕМ
КОМПЮТЪРНИ ИНФОРМАЦИОННИ ТЕХНОЛОГИИ
7.1. ТЕКСТООБРАБОТКА
До преди няколко години оформянето на “хартиени” документи се
извършваше предимно с пишещи машини. С тях текста се набира и отпечатва
едновременно. По този начин външният вид на печатания текст (на печатната
страница) изглежда по един и същ начин. Ако операторът на машината допусне
грешка, ще трябва да се препечатва целия текст. Естествено няма никаква
гаранция, че при новото печатане с пишеща машина няма да бъдат допуснати нови
грешки.
Текстовата информация е
последователност от букви, цифри, препинателни знаци и други символи, въведени
от клавиатурата.
Компютърният документ е
съвкупност от различни или еднотипни видове информация, която може да бъде именувана
и съхранена като едно цяло на дисков носител. Компютърният документ си прилича
с обикновения документ, който може да се напише на пишеща машина. Двата
документа се състоят от страници и съдържат текст. Но компютърният документ
може да съществува в паметта на компютъра, може да се коригира и отпечатва на
принтера.
7.1. 1. Текстообработващи програми
Текстообработващите програми се
наричат текстови редактори, но в търговската и издателската дейност те са
известни като “програми за обработка на текст”. Напоследък се появиха програми,
които подпомагат редактирането (напр. FixSpell, Spelling and Grammar и др.). Те боравят не с визуалния формат на езика или с
понятийното съдържание, а с правописа, с граматиката и със стила. Тук се
включват два вида програми: автоматизирани справочници и автоматизирани
средства за коригиране.
7.1.2. Прозорец на документа
В съвременната текстообработка най-често компютърната програма провежда
диалог с потребителя. Това означава, че той не е необходимо да набира редица
команди, а може да обработва страницата чрез клавиатура или мишка. Този
интерфейс се нарича графичен. Всеки документ се разполага в отделен прозорец.
Той дава възможност за промяна вида на документа, но и осигурява средства за
управлението му. Прозорецът съдържа заглавието на документа, системно меню,
бутони за управление. Текущата позиция в документа се нарича курсор или маркер
(“точка на вмъкване”) и на екрана се изобразява като отвесна мигаща черта
(фиг.7.1).
Фиг. 7.1
По време на работа на програмата могат да бъдат отворени едновременно
няколко прозореца (фиг.7.2). Прозорецът, в който се намира курсора е активен,
т.е. единствено в него можем да извършваме текстообработка. Ако желаем да
направим това в някой от другите, трябва да активираме съответния прозорец чрез
щракване с мишката върху заглавната лента или в работната му площ.
фиг. 7.2
7.1.3. Елементи на текстовия документ
Елементи на текстовия документ са символ (знак), дума, изречение и параграф
(абзац).
Символът е най-малката неделима
единица от данни, която участва в изграждането на документа. Най-често
използваните знаци са: малките и големи букви от латиница и кирилица,
“интервал”, цифри, препинателни знаци (точка, запетая, тире, двоеточие,
многоточие и др.). За тези знаци на клавиатурата на всеки компютър има
определен клавиш или комбинация от клавиши. Всяко въвеждане на символ премества
автоматично курсора в следващата позиция.
Специално трябва да се отбележи
съществуването на знака “интервал”. Най-често той се използва за разделяне на
отделни думи и изречения.
Думата е последователност от
символи, отделена от останалите с интервал, или знак за табулация (съдържа
няколко интервала, чийто брой е предварително установен).
Изречението е последователност от
думи, в края на която има препинателен знак за край на изречението и интервал.
Параграфът представлява изречение или последователност от изречения,
завършващи със специален знак за край на абзац, който често се въвежда с
натискате на клавиша Enter.
7.1.4. Предимства на системите за текстообработка
Текстообработващите програми, изградени на базата на съвременни
информационни технологии, притежават безспорни предимства пред всички известни
досега средства за създаване на текстове като:
·
лесно и ефективно въвеждане
на текстове с възможност за бърза актуализация и редактиране;
·
удобно съхраняване на
големи количества текстова информация във вид на файлове;
·
създаване на документи със
сложна структура и тяхното отпечатване в желания вид и формат;
·
водене на делова
кореспонденция чрез използване на адресни файлове за отпечатване на циркулярни
писма;
·
създаване на библиотечни
файлове с често използвани думи и фрази, наречени речникови записи или
автотекст записи;
·
правописни и синонимни
речници, даващи възможност за откриване и коригиране на правописни грешки и усъвършенствуващи
стила на документа;
·
работа с таблици и
инструменти за изчисляване, сортиране и графично представяне на данните им;
·
редактор на формули и
инструменти за рисуване и създаване на специални графични ефекти над текста;
Програмните продукти за текстообработка са най-разпространени в практиката
и намират широко приложение за рационализиране дейността на преподаватели,
научни работници, адвокати, писатели, журналисти, машинописки, секретарки и
други представители на административно-управленческия персонал.
Компютърните документи могат да
съществуват в паметта на компютъра или да са записани на твърд диск. Това
позволява те да бъдат откривани бързо, да бъдат разглеждани, да им се създават
копия на магнитни носители, да се редактират, форматират, включват в състава на
други документи, да се разпространяват, както по електронна, така и по
обикновена поща. Освен това компютърният документ може да съдържа различни
типове данни.
На текстов документ на хартия
лесно може да се направи копие на магнитен носител чрез скенер и специална
програма (напр. Text Bridge ORC for Windows), която автоматично разпознава
знаци.
Копието се оформя от програмата като текстов, а не като графичен файл и може да
бъде коригирано, включено в друг документ и т. н.
Всяка текстообработваща програма
има следните основни функции: въвеждане, редактиране, форматиране, съставяне и
отпечатване на документи.
7.1.5. Създаване на документ
Стартирането на текстообработваща програма става по различни начини. Един
от тях е от работната област (Desktop) на Windows чрез двукратно щракване с левия бутон на мишката върху иконата на
програмата (например Microsoft Word).
След стартиране на
текстообработващата програма на екрана на монитора се появява прозорец с
необходимите му атрибути, в който автоматично се отваря празен документ. Преди
започване на работа потребителят може да си избере желаните от него режим за
изобразяване на текста на екрана (Zoom)
в %, шрифт (Font), размер на шрифта
(Font Size) и др.
В текстовите документи могат да
се включват графики, снимки, таблици, създадени с други програмни продукти.
Вграждането им в текста може да се извърши автоматично, като за целта те трябва
да бъдат оформени във файлове.
Съвременните текстообработващи
системи имат вградени собствени редактори за формули (Equation Editor), диаграми (Chart), графика и текстови ефекти (Drawing).
Въвеждането на текст се извършва
с помощта на клавиатурата, като резултата веднага се появява в работната област
на документния прозорец и могат да се направят корекции и добавки. При
запълване на текущ ред и достигане до края на текстовото поле става автоматично
прехвърляне на нов ред. Специалните символи от кодовата таблица се въвеждат
чрез команда (Symbol) от главното меню.
Основните правила, които трябва да се съблюдават при въвеждането на текста
са:
- думите се разделят с един
интервал;
- препинателните знаци се изписват
непосредствено след думата, която следват;
- след всеки препинателен знак се
оставя един интервал;
- всеки нов абзац започва с
табулация.
7.1.6. Редактиране на документ
Това е процес на отстраняване на правописни грешки с клавишите Backspace и Delete, вмъкване, изтриване, копиране, преместване на част от текста, а също и
търсене на текст и замяната му с друг. Основен режим в програмните продукти за
текстообработка е “Вмъкване” на символи, при който всеки набран от клавиатурата
символ заема мястото на маркера, като го измества с една позиция вдясно, заедно
с намиращите се след него символи. Вторият режим е “Замяна” (припокриване -
писане върху текст), при който всеки въведен символ изтрива и замества символа,
сочен от курсора. Този режим се активира с клавиш Insert. Преминаването обратно в режим “Вмъкване” се осъществява чрез същия
клавиш.
Когато се налага по-съществена редакция на текста, при неговото изтриване,
копиране или преместване се използва част от системната памет на Windows, наречена Clipboard. Той изпълнява ролята на буфер, където временно се съхраняват изтритите и
копирани елементи на текста. Те могат да бъдат вмъквани многократно на различни
места в документа, в други файлове или приложения на Windows чрез съответните команди на главното меню.
Системите за текстообработка имат големи възможности за редактиране, които
се реализират чрез определени команди, но за да
бъдат те изпълними, трябва първо да се избере (маркира) текста, върху
който да се приложат. Маркирането на символ, дума, параграф, произволна част от
текст или на целия документ може да се осъществи чрез мишка, клавиатура или
двете в комбинация. В някои програми съществува и т.нар. “област за маркиране”,
намираща се вляво по продължение на целия документ. Един от често използваните
начини за маркиране е: позиционираме курсора в началото на текста, който ще се
избира; натискаме левия бутон на мишката и “влачим” курсора до последния символ
на текста; отпускаме бутона и текста е маркиран.
Някои от възможностите за редактиране са:
Ø Копиране и преместване на текст
Ако в текста, който се въвежда има фрази, повтарящи се многократно, те
могат да се въведат веднъж и да се копират, там където е необходимо. Копирането
се осъществява по следния алгоритъм: маркираме текста, който ще се копира; от
меню Edit избираме команда Copy; позиционираме курсора на мястото, където ще се копира и от меню Edit избираме команда Paste. Често се налага
част от текста да се премести от едно място на друго. Процес “преместване” е
аналогичен на процес “копиране”, но вместо команда Copy се използва Cut.
Ø Изтриване на текст - Маркираме
текста и от меню Edit прилагаме
команда Clear. Същата опция (Clear) се дублира и на лентата с
бутони. Клавишите от клавиатурата Backspace
и Delete имат
аналогично действие.
Ø Отменяне на команда - За отменяне на последното
извършено действие се избира команда
Undo от меню Edit. Същата опция се
дублира и на лентата с бутони.
Ø Повтаряне на действие (Edit | Repeat Simbol).
Ø Търсене и замяна на текст (Edit | Find и Replace).
Ø Автоматично въвеждане на текст (Insert | AutoText) и др.
Ø Проверка на правописа и
граматиката (Tools | Spelling and Grammar).
Ø Синонимен речник (Tools | Language | Thesaurus)
позволява да прегледаме синоними (думи, близки по смисъл), за да изберем
най-подходящия за съответния случай.
Текстовите документи понякога съдържат и таблици, чието редактиране се
осъществява чрез специални команди (меню Table). Всички команди могат да се задават и от клавиатурата, чрез отделни
клавиши или комбинации от тях. Ако табличните данни са числови, върху тях могат
да се прилагат различни математически изчисления, функции, както и да се
създават диаграми.
7.1.7. Форматиране на документ
Оформянето и подреждането на документа по предпочитания от потребителя
начин става чрез използването на различни формати за знаци, абзаци, страници и
раздели.
Форматирането може да се извърши чрез команди от менюто за форматиране
(Format); чрез подаване на команди от клавиатурата;
бутони от лентите за форматиране и др.
Форматите за знаци определят вида, стила, размера, цвета и
допълнителните ефекти на шрифта. Чрез тях се задава и вертикална позиция на
символите спрямо реда и разстоянието между отделните знаци.
При абзаците се определят полетата, междуредието, отместването на
първия ред, разстоянието между предишния и следващия абзац и подравняването.
С форматите за страници се задават полетата и размера на печатната
страница, ориентацията на отпечатване, портрета или пейзажа, полетата на
колон-цифрите (текст, повтарящ се на всяка страница от документа) и
допълнителните полета при подвързването на документа.
Форматите за раздели уточняват началото на всеки раздел, неговото
вертикално подравняване и номерация на редовете.
Освен тези основни формати
съвременните програмни продукти за текстообработка дават възможност за
изобразяване, номериране, инициализиране на абзаците, очертаване на линии,
рамки и сенки, многоколонен текст, а също и използване на готови стилове
(маски) за различни документи.
7.1.8. Съхраняване на документ
Документите се създават в
оперативната памет на компютъра. За да не се загуби документа, е необходимо да
бъде записан на твърд диск (HDD) или на дискета (FDD), преди да се изключи
компютъра. За първоначално съхраняване на документа, а така също при неговото
преименуване или записване на друг носител на информация се използва от менюто File командата Save as…. Командата Save се използва за всяко следващо
записване на документа. Също така в текстообработващите програми е предвидена
настройка за автоматично съхраняване на текста. Това става на определени от
оператора интервали от време. По такъв начин написания до момента текст се
предпазва от унищожаване при аварийно спиране на тока или блокиране на
компютъра.
Създадените документи се
съхраняват във вид на файлове, които могат многократно да се зареждат и
използват впоследствие. Към всеки файл може да се запише картотечна информация
за заглавието на документа, автора, темата, ключови думи и др., която улеснява
търсенето на файла върху твърдия диск. Освен това файловете могат да бъдат
копирани, премествани, изтривани, преименувани, сортирани и преглеждани. Други
операции над файловете са обединяване, т.е. вмъкване на файл в текста на
текущия документ и импортиране, което представлява зареждане на файлове,
създадени с други текстообработващи програми.
7.1.9. Отпечатване на документи
За да може да се отпечата даден
документ на хартиен носител, компютърът трябва да бъде свързан с принтер пряко
или в мрежа. Качеството на отпечатвания документ зависи от вида на използвания
принтер (матричен, мастилено-струен, лазерен). От менюто File се избира командата Print…,
която отваря прозорец и дава възможност за различни настройки на печата.
Подготовката за отпечатването
предполага задаването на някои параметри като:
- Установяване на обхвата на
отпечатване, т.е. последователни или непоследователни страници от един или
няколко раздела на документа;
- Определяне на броя на копията на
документа;
- Задаване вида на принтера, на
който ще се отпечатва документа;
- Актуализиране на полетата и
свързванията в документа;
- Предварително показване на
документа във вида, в който ще бъде отпечатан.
7.1.10. Разпространени системи за текстообработка
От приложното програмно осигуряване най-голям дял представляват
текстообработващите програми. Условно те могат да се разделят на две големи
групи: програми за въвеждане на текстове, предназначени най-вече за програмисти
и начинаещи секретарки, и текстообработващи системи.
От първата група могат да се
изброят PE2 (Personal Editor ІІ), NE (Norton Editor), Write for Microsoft Windows, вградените програми за въвеждане към пакетите Norton Commander, XTree, QDOS. Те изпълняват не много на брой функции, но затова
пък са лесни за използване и имат скромни изисквания към обема на оперативната
и външната памет.
Втората група включва пакети,
като Microsoft Word (и побългарените му версии, като ДОКС и МикроТекст),
Word Perfect, WordStar, версиите на тези програми за операционната среда на
Microsoft-Windows, ChiWriter и др. Наричаме ги пакети, тъй като заедно с
основната програма се предлагат множество помощни програми и текстови файлове –
за обучение по работата със системата, извършване на различни справки,
сричкоотделяне, проверка на коректността на написания текст, синонимни речници
и др.
В момента най-много се използва
програмният пакет Microsoft Office, който включва
текстообработващата програма Microsoft Word for Windows, която за краткост се означава Win Word. Win Word работи в графичен режим и
постига високо качество при обработка и печат на текста.
Най-новите съвременни текстообработващи програми за работа в операционната
среда Windows са Word 2000 и Word 2001.
Програмата Word 2000 е много по-усложнена,
отколкото нейните предшественици и доста от функциите й са свързани с други
функции. Трябва например да се познават стиловете, за да се създаде Web-страница, както и да се познават отметките, за да се внесат препратки. При
професионално оформяне на документи Word 2000 отвежда отвъд
обикновеното оформяне. С нея може да се създават стилове, да се усъвършенстват
собствени модели и да се разкрасят документите с художествени елементи и
текстови прозорци, да се създават бюлетини и брошури, Web-сайт, съставен от много Web-страници и
поставяне на хипервръзки.
Word 2000 дава възможност да се използва пълноценно и в офиса, като помага при
писането на доклади, ръководства и научни статии, включващи таблици,
съдържания, индекси и препратки. С помощта на Word 2000 може да се кореспондира с другите хора по многобройни начини, да се
създават писма, етикети и online-документи.
Операционната система Windows
съдържа спомагателни програми като Calculator, Paint и Word Pad (Програма-Бележник).
За текстообработка се използва
програмата Word Pad, която е с много ограничени възможности в сравнение с
всички версии на програмата Word for Windows, но въпреки това тя
е със задоволителни възможности за потребителите неспециалисти.
Инструменталната лента и лентата за форматиране съдържат следните бутони и
инструменти: нов документ, отваряне на документ, съхраняване на документ,
разпечатване на документ, предварително разглеждане на разпечатката, търсене,
изрязване, копиране, слепване, отмяна на операция, дата/текущо време, шрифт,
размер на шрифта, получер шрифт, курсив, подчертаване, цвят, подравняване
отляво, центриране, подравняване отдясно, структуриране (фиг.7.3).
Фиг. 7.3
Работата с тях е абсолютно аналогична на работата с бутоните на програмата Word. Използването на Word Pad гарантира създаването на доста качествени документи в сравнение с
документи, създадени на пишещи машини.
Една част от текстообработващите програми ползват като хардуерна платформа
компютърната система, произведена от фирма IBM и съвместимите с нея компютри, а други – компютри Macintosh на фирма Apple.
7.1.11. Свързване и вграждане на обекти чрез DDE (Dynamic
Data Exchange) и OLE (Object
Linking and Embedding)
Тези нови
технологии позволяват прехвърляне на обекти между приложенията
с динамична връзка между тях. Това означава, че всяка
промяна в обекта-източник се отразява автоматично и адекватно в обекта-приемник,
който се намира в друг файл или приложение. Вграждането на обекти създава
динамична връзка между приложението-източник и приложението-приемник и дава
възможност за редактиране на място. Това означава, че с двойно щракване на
мишката с показалец върху обекта, той се огражда в растерна рамка и може да
бъде редактиран. При това командите от менюто на приложението-приемник
автоматично се трансформират в команди на приложението-източник, с което е
създаден обекта.
Новите тенденции в
текстообработващите програмни продукти са свързани с все по-големите изисквания
на потребителите за лек и дружелюбен интерфейс и съвместимост на файловете. Все
повече се набляга на контекстната и лесно достъпна помощна информация, на
използването на допълнителни съветващи средства, даващи напътствия на
потребителя при работа с продукта и автоматизиращи създаването на различни
типове документи. Съвместимостта на файловете предполага лесното им прехвърляне
от един продукт в друг без да се налага сложно конвертиране.
Широкото използване на глобалната
компютърна мрежа Интернет налага да се обръща все по-голямо внимание на
хипертекстовите документи, Web страниците и изпращането на електронна поща и
файлове. Генерирането на Web страници и внасянето на хипервръзки улеснява
бързия достъп до допълнителна информация по текущата тема, която може да бъде в
същия документ, в документ от същия site (място) или в документ от друг site.
Интернет документите в електронен вид могат да станат достъпни за милиони
потребители навсякъде по света. Не е проблем да се преобразуват хипертекстовите
документи в .doc или .txt формат и да се използват от всички текстообработващи
програми.
Компютърните мрежи са
предпоставка за едно ново направление в развитието на текстообработващите
програмни продукти за работа в група. Тя предоставя възможност за едновременна
работа на различни потребители с един и същ документ при еднакви или различни
права за достъп до него. Членовете на групата могат да добавят коментари, да
маркират и коригират текст и да прибавят забележки, които се появяват при
последващо редактиране на текста от друг потребител. Предварително зададените
цветове идентифицират промените, направени от всеки в екипа, а отделните
редакции могат да се съхраняват в различни файлове или да се обединят в един.
Така се създават различни версии на един и същ документ. Освен това
потребителите могат да изпращат на колегите си, както цели документи, така и
само части от тях.
Нова тенденция в
текстообработващите програми е извършването на “интелигентна” текстообработка, предполагаща
корекция в момента на въвеждането на текста (автоматична проверка на
правописа), възможност за работа на различни езици, автоматично превключване на
шрифтове, използването на различни шаблони за създаване на сложни документи,
разпознаване на глас и изпълняване на произнесени от човека команди.
7.1.12. Настолни издателски системи
Настолните издателски системи
имат по-големи възможности от текстообработващите системи за форматиране и
редактиране на текст и графика. Тези системи се използват в издателската
практика на вестници, списания, книги и др. печатни материали. В България са
разпространени системите: Ventura, Publisher, Page Maker.
7.2. ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ
Предимствата на табличното
подреждане на различен вид информация са добре известни. Но създаването на
таблиците и боравенето със стойностите на включените в тях променливи
предизвиква много затруднения и загуба на време. Проблемите отпадат при
компютърно структурираните таблици. През 1979 г. Даниел Брикли и още двама
негови приятели Боб Франкстън и Даниел Флистра създават компютърна програма,
която лесно да работи с таблица от числа и текст, като образуват компания SOFTWARE ARTS и продават първата програма за електронни таблици. Наричат я VISICALC - съкращение на VISIBLE CALCULATOR /видим калкулатор/, която работи
на микрокомпютри APLE II. Въпреки, че VISICALC не
се продава вече, тя проправя път на цял клас от компютърен софтуер, наричан
електронни таблици /ЕТ/.
Под ЕТ се разбира програмна
система за компютърна обработка на таблични данни. Както текстообработващите
програми са предназначени за обработка (създаване, редактиране, форматиране и
др.) на текстове, така и ЕТ позволяват въвеждане, промяна и запазване на
таблици от числа и текст. Ето някои примери за приложението на ЕТ - класният дневник
на учениците, главната книга за студентите, която се съхранява в деканската
канцелария, дипломата за завършено образование на даден специалист, резултати
от проведен изследователски експеримент, учебната програма по даден учебен
предмет, ведомостта за заплатите на преподавателите и служителите в
университета, протокола за провеждане на изпит със студентите по даден учебен
предмет, резултатите от кандидатстудентските изпити, данните за служителите и
преподавателите в личен състав и др. ЕТ могат с успех да се използват в
областта на счетоводството, управлението на висшето училище, за финансови
анализи, за управление на семейния бюджет, за игри и др.
Пример:
Балът за прием на студентите в
Стопански факултет на Югозападен университет се изчислява по формулата:
В = О + М + 2К, където
О - оценка от дипломата за
завършено средно образование;
М - оценка по математика от
дипломата;
К - оценка от конкурсен изпит.
На следващата таблица са дадени
данни от кандидатстудентския конкурс на пет кандидати.
Таблица 7.1
Пресмятане на кандидатстудентски
бал
Таблица 7.1
|
Кандидат-студент |
Входящ № |
О |
М |
К |
В |
|
Кремен Желязков |
12301 |
5.43 |
6 |